作为律师，在处理公司法律事务时，常常会碰到这样的情况：

情景一：

当事人：“张律师，我们的员工把我们告了，说我们未按约定足额发放工资，事实是他们违反公司规定，对他们进行了处罚”

律师：“那你们给员工下达处罚决定了吗？员工在处分通知上签字了吗？

当事人：“额，没有”

情景二：

当事人：“张律师，我们公司被合作伙伴起诉了，说我们违反合同约定了，但这样履行是对方要求的，现在又说我们违约，太不公平了”

律师：“那你们签了书面的变更协议了吗？

当事人：“没有，大家都互相信任，就口头一说”

情景三：

当事人：“张律师，我们单位某某在办理某事时造成我们公司重大损失，我们想追究他的责任”

律师：“好的，有什么文件能说明某某是某事的负责人或者第一责任人么，比如你们给某某出了授权委托没有，或者有没有某某办理该事时所签批的文件”

当事人：“没有。”

     以上几种情况，由于当事人在日常公司经营时，没有进行相应行为留痕处理，即证据保存，而导致可能承担败诉的后果。公司的经营过程是各种法律关系、法律行为交错发生的过程，公司在行使各项权利或履行各项义务中难免会出现各种法律纠纷。在出现法律纠纷对簿公堂时，证据是还原法律事实，判定各方法律责任的重要依据。因此公司经营过程中做好证据留存，是公司法律风险防控重要方式。

一、公司经营中常见且易保存的证据形式

        根据《民事诉讼法》第六十三条　证据包括：(一)当事人的陈述;(二)书证;(三)物证;(四)视听资料;(五)电子数据;(六)证人证言;(七)鉴定意见;(八)勘验笔录。其中书证、物证是最常见的证据形式也是较容易保存的证据，随着电子科技技术的发展及普遍应用，视听资料、电子数据证据也日渐成为常见且易保存的证据；

       综上，律师建议，公司经营中各种行为，尽量通过文件资料进行留痕处理完成证据保存，如对内对劳动者的奖罚处理，岗位薪资调整等都应出具相应的书面文件，并应得到劳动者者签字确认；对外与合作伙伴之间，在履行义务与行使权利，合同内容变更等应得到对方的书面确认；在无法取得对方书面确认时，可利用现代电子技术，进行录音录像等留痕处理来完成证据保存。

二、证据保存时应注意的事项

      根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六十五条、六十八条、第六十九条规定，企业在进行证据保存时，应注意以下证据认定原则：

       第一、非法证据排除规则：以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的证据，不能作为认定案件事实的依据；

       第二、和解、调解不利豁免原则：即诉讼中，当事人为达成和解所做出的让步，不能成为让步方不利证据；

       第三、补强证据规则，即有些证据不能单独作为认定案件事实的依据，需要其他材料补充和加强才能证明案件事实；

       第四、最佳证据规则，在无相反证据证明的情况下，证据证明力为如下：书证原件及与书证原件核对无误的复印件、照片等；物证原件或与物证原物核对无误的复制件、照片等；有其他证据佐证并合法取得的，无疑点的视听资料；一方当事人申请人民法院依法定程序制作的勘验笔录。

       第五，证据证明力规则：1、国家机关、社会团体依职权制作的公文书证的证明力一般大于其他书证；2、物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或者经过公证、登记的书证，其证明力一般大于其他书证、视听资料和证人证言；3、原始证据的证明力一般大于传来证据；4、直接证据的证明力一般大于间接证据；5、证人提供的对与其有亲属或者其他密切关系的当事人有利的证言，其证明力一般小于其他证人证言。

      综上，律师建议，第一，应保管好书证原件、物证原件并同时留存复制件，且复制件可以分部门保管；第二，重要书证、视频录音资料、电子证据可向公证机关申请公证以增强证明力；第三，录音、录像等电子资料必须合法手段取得。

参考法条

     《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六十五条审判人员对单一证据可以从下列方面进行审核认定：

     （一）证据是否原件、原物，复印件、复制品与原件、原物是否相符；

     （二）证据与本案事实是否相关；

     （三）证据的形式、来源是否符合法律规定；

     （四）证据的内容是否真实；

     （五）证人或者提供证据的人，与当事人有无利害关系。

     第六十八条 以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的证据，不能作为认定案件事实的依据。

     第六十九条 下列证据不能单独作为认定案件事实的依据：

     （一）未成年人所作的与其年龄和智力状况不相当的证言；

     （二）与一方当事人或者其代理人有利害关系的证人出具的证言；

     （三）存有疑点的视听资料；

     （四）无法与原件、原物核对的复印件、复制品；

     （五）无正当理由未出庭作证的证人证言。

     第七十条 一方当事人提出的下列证据，对方当事人提出异议但没有足以反驳的相反证据的，人民法院应当确认其证明力：

     （一）书证原件或者与书证原件核对无误的复印件、照片、副本、节录本；

     （二）物证原物或者与物证原物核对无误的复制件、照片、录像资料等；

     （三）有其他证据佐证并以合法手段取得的、无疑点的视听资料或者与视听资料核对无误的复制件；

     （四）一方当事人申请人民法院依照法定程序制作的对物证或者现场的勘验笔录。

       第七十七条 人民法院就数个证据对同一事实的证明力，可以依照下列原则认定：

     （一）国家机关、社会团体依职权制作的公文书证的证明力一般大于其他书证；

     （二）物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或者经过公证、登记的书证，其证明力一般大于其他书证、视听资料和证人证言；

     （三）原始证据的证明力一般大于传来证据；

     （四）直接证据的证明力一般大于间接证据；

     （五）证人提供的对与其有亲属或者其他密切关系的当事人有利的证言，其证明力一般小于其他证人证言。

      第七十八条 人民法院认定证人证言，可以通过对证人的智力状况、品德、知识、经验、法律意识和专业技能等的综合分析作出判断。

文/张洁

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